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仕事の質とスピードを2倍にするための「IPOメソッド」


【1.仕事の手順=IPO】

ほとんどの頭脳労働は、



という手順に分けられます。

企画書などのドキュメンテーションはもとより、たとえば接客の仕事も、お客様から情報を伺い(Input)、最適な商品を考え(Process)、提案する(Output)という流れは同じです。

しかし、Input, Process, Output(以下IPOと呼びます)を明確にしたうえで仕事をしているケースはあまり見受けられないように思います。

たとえば"Input"を明確にしておかないとどうなるでしょうか。料理に例えると、

「砂糖はまだあったはずだと思い込んで調理を進めたところ、途中で切らしていたことに気づいた」

とか、逆に

「トマトがないのでトマト抜きのサラダにしたが、食事後に冷蔵庫の奥に眠っているのを発見した」

といった失敗が起こります。いずれも、Inputを事前に確認しておかなかったためにOutputの質が下がってしまったわけです。(私も何度も経験してきたことですが)


【2.IPOを明確化するシート】

したがって、なにか仕事をするときにはIPOを明確に書き出してから取りかかることをオススメします(頭の中だけでなんとなくイメージしておくのと、実際に紙に書き出してみるのとでは大きく違います)。

具体的には下記のように書いていきます。


(クリックで拡大)

仕事を指示されたらすぐに着手したくなるのはやまやまですが、ごく短時間で終わる仕事でない限りは、いったん立ち止まってプランニングしてみることをオススメします。


【3. 記入時の留意点】

記入する際にチェックしたい点は、たとえば以下の通りです(あくまで私が経験をもとに洗い出してみた一部であり、探せば他にも出てくるはずです)。

<Input>
・アウトプットを作るのに十分なインプットが揃っているか?
・使うインプットは入手可能であることを確認したか?
・入手できないと思い込んでいるインプットはないか?
・不要なインプットがないか?
・頭の中にあるインプット(知識)としては何があるか? 忘れているものはないか?

<Process>
・どのような手順を踏むのか?
・どの手法を使うのか?(ブレスト、ロジックツリー、マインドマップ…)
・どのツールを使うのか?(パワポ、Excel…)
・どのような時間配分にするのか?

<Output>
・ボリュームはどのくらいか?
・どのようなフォーマットにするのか?
・アウトプットで成し遂げたいことは何か?


最初は結構面倒くさいです。慣れるまでは1枚埋めるのに1時間くらいかかるかも知れません。しかし、このほうがOutputの質が高まり、結果的に近道になるはずです。

また、このシートを蓄積していくことで自分の仕事のやり方を確立する一助にもなりますし、将来的に部下を教育するような場合にも参考になるはずです。

(僕がオススメしたいのは「仕事に取り掛かる前にこのシートを埋めて上司に見せること」ですね。IPOの内容について共有ができていれば、完成物のイメージが大きく乖離することも少なくなり、「思っていたのと違う。やり直し!」と言われることも少なくなるはずです)

記入する中で、質問にフリーズすることがあるはずです。たとえば「どのような手順を踏むのか?」という質問があります。具体的なステップがイメージできていなければ記入できません(レシピがなければ料理が作れないのと同じです)。であれば、いくら焦って仕事を進めたところで、そこで行き詰まったり、そして思いつきで進めて空中分解してしまったりすることは明白です。

可能であれば、各自で質問リストを完成させていくのが理想ですが、時間がなければとりあえず僕が用意した質問に答えていくだけでも改善は見られると思います(たぶん)。


【4. 仕事が終わったら「振り返り」を必ずする】

ここまでは「計画」の話をしてきましたが、仕事が完成してからの「振り返り」も、計画と同じくらい大切です。ここでしっかりと振り返ることで、その仕事体験からの学びが2倍にも3倍にもなります。

具体的には、下記のような質問に対する答えを考え、望ましい結果になっていなかったらその理由や改善策を考えます(これも各自の弱点や課題を踏まえてリストを作ることをオススメします)。

(例)
<Input>
・不要だったインプットはなかったか?
・漏れていたインプットはなかったか?
・入手できるつもりができなかったインプットはなかったか?

<Process>
・手順どおりにできたか?(できなかったのであれば手順のどこかにおかしい点がある)
・必要かつ無駄のない時間をかけられたか?
・他によい方法はなかったか?(品質、スピードの両面で)

<Output>
・相手の期待に応える(またはそれ以上の)品質だったか?
・アウトプットで成し遂げたいことを実現できたか?

計画を立て、実施し、その振り返りをして、改善策を練る。要は"PDCA"であり、その「P」や「C」をIPOの観点からやろうと言っているにすぎません。

内容自体はSimpleです。ただし、取り組み続けるのはEasyではありません。どんなことでも、理解することよりも習慣化することのほうがはるかに難しいことはご承知のとおりです。

ただ、それでも価値のある習慣はぜひ身につけていただきたいと考えます。「想定外の変化が激しい時代において、キャリアは計画的につくれませんので、キャリアの具体的な目標を持つことより、『よい習慣』を身につけることに力点をおくことが重要だ」と、人事コンサルタントとして有名な高橋俊介氏はおっしゃっています。

これからの人材育成、働く人の学び
http://www.keiomcc.com/takahashis/index.html


今回述べてきたメソッド(というにはシンプルですが)は、僕自身、仕事力の改善のためにやってきたことであり、より多くの方にオススメしたい、効果的な習慣であると考えています。

部下に仕事を指示するときの最大の鉄則


コンサルティング会社での自分の経験を通して痛切に感じたこと。それは「Input/Process/Outputを明確にしておく」とことの大切さです。

企画書とか報告書の作成といったようにカタチのあるアウトプットを作る仕事においては、これが意識できているかどうかで効率や品質に大きな差が出てきます(逆に、営業や販売の仕事には当てはめにくいかも知れません)。


■Input
 ⇒アウトプットを作る際に何を参考にするのか。資料の場合もあれば「人(からもらう情報)」の場合もある。
 「存在しないインプットを存在すると思い込んでしまう」「存在するアウトプットを存在しないと思い込んでしまう」と、Processの工程でムダが発生する。慣れないうちは事前に「使えるインプット」をリストアップするくらいでもよいかも知れません。

■Process
 ⇒インプットをもとにどのように仕事を進めるか。どんな分析手法やツールを使うか、どんな考え方で進めるか…など。たとえば「仮説立案⇒検証」という進め方も、ここに含まれますね。

■Output
 ⇒最終的に完成したもの。コンサルティング会社の仕事では、上司と部下とでここのイメージ合わせをするのが鉄則。初期段階において、たとえば目次の構成とかページ毎のラフスケッチなどを見せて了解をもらっておく。

そうすることで、できあがった後に「俺がイメージしていたものと違う!やりなおし!」となるリスクを最小化できる。


「何をインプットにするのか」「どのように進めるのか」「どのようなアウトプットにするのか」の認識を上司と部下とで具体的に合わせておかないと「やりなおし!」が起こりやすくなるわけです。

「ウチの課長は指示があいまいでさ〜」と言う場合、おそらくこのI-P-Oが明確になっていないのでしょう。


今回は、上記のI-P-Oのステップにさらに軸を追加してマトリックスにしてみます。


【軸=I-P-Oのそれぞれについての上司のスタンス】
 ゞ気┐
 ◆癖かっているけど)教えない
 Jからない



たとえばInputなら、

 _燭鬟ぅ鵐廛奪箸砲垢襪里部下に教える
 何をインプットにするのか(分かっているけどあえて)部下に教えない
 2燭鬟ぅ鵐廛奪箸砲垢襪里上司自身にも分かっていない

という区分が考えられます。仕事を指示する際に、相手が新人で右も左も分からない場合や、緊急時で時間がない場合には,離好織鵐垢砲覆襪呂困任后

部下のスキルがある程度ある場合や、考えさせることで成長を期待するのであれば△離好織鵐垢砲覆蠅泙后

の場合も同様ですが、上司自身も分かっていないのであればそれだけ難易度の高い仕事であると言えます。部下のスキルもそれなりに求められますし、思っていたアウトプットとかけ離れるリスクが最も高くなります。

そういう分析を、ProcessやOutputについても行っていきます。

状況や部下のスキルによって´↓のどれになるかは違ってきますし、どれを選ぶかで留意点も違ってくるわけです。


このマトリックスをふまえて、それぞれ自分がどの状況にあるかを意識することが、より最適な指示の出し方につながってくると僕は思います。逆に言えば、これらの明確な意図がないままで仕事を指示すれば、品質低下/やり直し/納期遅延のリスクがどんどん高まってくるわけです。

(慣れないうちはマトリックスを紙に書き出して整理するくらいのほうがよいかも知れませんね)

インド人カレー店に学ぶ、仕事のミスの回避法



昨日、仕事の帰りにインド人がやってるカレー屋に言ったんだけど、
カレー注文したらスプーンがついてこなくて
「あ、本格的な店なんだ」とか思って手で食ってたら、
半分くらい食ったときに、インド人の店員が奥から
すげー申し訳なさそうな顔してスプーン持ってきた


上記はネット上で見つけた笑い話です。ですが、なかなか含蓄を持った話だと感じました。

この話を分解してみると、次のようになります。


 屮レーにスプーンがついてこなかった」という不整合が発生した

△修海納膺邑は違和感を持った

しかし、インド人(=カレーのエキスパート?)が経営してるため、「本格的な店なんだ」と好意的な解釈をしてしまい、手で食べた

ぜ尊櫃賄弘のケアレスミスであり「手で食べる」行動は誤りだと分かった


ポイントはです。相手のミスに違和感を持ったものの、その相手がその道のエキスパートであった(あるいはそう見えた)ために「何か意味があるんだろう」と前向きな解釈をしてしまったという点です。

こう考えると、実はこの手の失敗、我々は日常の生活や仕事でもやっているのではないでしょうか。

たとえば、上司から(誤りを含んだ)指示が出されたとして、部下がその内容に違和感を持ったとします。

しかし多くの場合、部下は「まあ、(自分より経験豊富な)上司の言うことだし」ということで、その誤りについても「なにか事情があるんだろう」というふうに前向きに解釈してしまいます(特に、普段その上司が優秀であればあるほど、です)。


以前あったできごと。

お世話になっているA氏が入院し、自分と上司でお見舞いに行くことになりました。A氏の好物は「リンゴ」だと聞いたことがありました。しかし、上司は「お見舞い用にブドウを買っておいて」と指示してきました。

そこで私は「あれ、リンゴじゃなかったっけ?」と違和感を持ちます。しかし「A氏の好みが変わったのかな」とか「きっとA氏から上司にそうリクエストがあったのだろう」とご都合な解釈をしてしまい、言われたとおりにブドウを買っていきます。

そしてブドウを見た上司は「あ!間違えた!A氏が好きなのはリンゴだった!」と気づきます。

私が違和感を持った時点で「A氏の好物はリンゴでは?」と聞けば避けられたミスでした。もちろん、指示をした上司に責任はあるのですが、質問をして事前に避けられれば私の評価も上がっていたことでしょう。


…というのは作り話です(笑)。しかし、仕事では似たようなことがよく起こると思います。


ここからの教訓は、言うまでもなく

「違和感を持ったらその場で確認する」「いくら相手が専門家だったり立場が上だったりしても、好意的に解釈しない」

ということです。相手を信頼することは大切ですが、違和感を持ったならば勇気を持ってそれをクリアにしておくことがお互いのためだと思います。

また、「どうせ失敗に終わっても、指示を出した方の責任だし」という考え方も捨てるべきでしょう。


一方、依頼や指示を出す方の立場にしてみれば

「質問や指摘をオープンに受け入れる姿勢を打ち出しておく」

ということです。

たとえば「忙しいから話しかけるな」的オーラを出している上司には、質問したくても質問はしづらいでしょう。

また、指示内容のミスを指摘されて逆ギレするような上司にも、指摘はしづらいですね。逆に、ミスを指摘されて「ありがとう、助かったよ」と言えるような上司であれば、部下も指摘や質問がしやすくなるでしょう。


このタイプの失敗は私自身何度も経験していることです。なので、もしかしたら他にも該当する方がいるかも知れないと思い書かせていただきました。

仕事中にこの手の違和感を持ったら、ぜひこのカレー店の話を思い出していただければ幸いです。

それでも僕が隣の席の人とメールでコミュニケーションする5つの理由


今の仕事では、関係者とのコミュニケーションはほとんどメールで行っています。「隣の席の人ともメールでコミュニケーション!」と聞くとなかなかインパクトがありますが、これはこれでいくつかのメリットがあります。


(1)証跡を残せる
 →「言った言わない」とか「指示が間違ってた、間違ってない」のトラブルは泥沼化しがちですが、そんなときのために依頼内容が文字で残っていると便利です。もっとも、そんなトラブルは起きないのが一番ですが…。

(2)声を出さずに連絡できる
 →お客様企業に常駐して作業する場合など、聞かれたくない内容を声を出さずに伝えることができます。

(3)相手の作業を遮らない
 →相手に連絡する際に、作業中の相手を遮らずに伝えることができます(もちろん至急の場合には直接伝えたほうがよいわけですが)

(4)情報共有ができる
 →メールというメディアの最大の発明の1つは「CC」ではないかと僕は思っています。直接の連絡先ではないけれど、参考までに見ておいてね、という情報共有ができる。これにより、直接の関係者でなくても他のメンバーがなにをやっているかを把握することができます。「俺、それ聞いてないよ」が起こる確率が格段に下がります。

(5)メールでToDo管理ができる
 →僕のメールボックスにも次々と依頼ごとが舞い込んできます。このうち自分が対応する必要のないものは「対応不要」フォルダに移します。必要のあるものは、対応後に「対応完了」フォルダに移します。たとえばこういう管理をすることで、受信トレイをToDoリスト代わりにできます。(仕事術系の本などではよく紹介される方法ですが)


もちろん、この方法にはいくつかの前提があります。メールの利便性を享受する一方で、たとえばお礼の気持ちは口頭で伝えるなどして、無機的なコミュニケーションに陥るのを避けていく必要があります。また、メールはいつ読んでもらえるか分からないので、(前述したように)「急ぎの場合には直接口頭で伝える」ことも必要でしょう。

逆に言えば、これらの前提をクリアできるのであれば、このコミュニケーションスタイルは非常に効率的と言えます。現在、僕のいるチームではこれでガンガン仕事を進めています。それでいて会話がないわけではなく、雰囲気もよいと思います。


このスタイルは、(冒頭に述べたように)「隣の席の人ともメール!」という部分がセンセーショナルであるため話題になりやすく、特にアンチデジタルな方々からは「情報化がもたらした現代社会の病理」くらいの言われ方をされることがあります。

しかし、そういった表面的・情念的なメッセージに流されず、一見おかしいと思えることにもきちんと意味を見出してみようと試みることは、(上記の例からもお分かりいただけるように)案外大切なのではないか、と思うのであります。

プレゼン振り返りのポイント集


最近、「振り返り」に凝っています。

仕事の振り返り、1日の振り返り…などなど、「PDCA」という言葉を挙げるまでもなく「何ができたのか・何ができなかったのか」を把握することは、その後の成長度合いに大きく影響します。

「振り返り」はただ行うだけでは不十分で、「振り返りのポイント」をリスト化しておくことが肝心です。こういうリストなしに振り返りを行うと、自分で気づいた点だけに目が行ってしまうからです(考えてみれば当たり前のことなんですが、最近ある方に指摘されるまで気づきませんでした…)。

自分で気づいた点以外のところに、意外な強みや問題点が潜んでいることがあります。だから、自分の感覚だけに頼らず網羅的なチェックをする必要があるわけです。


ここでは「プレゼン」をしたときの振り返りポイントを列挙してみます。ブレスト的に挙げているため同じような内容が紛れ込んでいたり、レベル感が合っていなかったりする部分もありますが、少しでも必要だと思ったものはとりあえず挙げるようにしています。

ご参考ください。


「ツカミ」はとれたか
「シメ」はあざやかに締まったか
抑揚はあったか
「えーと」「あのー」はなかったか
インサイト(発見・洞察)はあったか
持ち時間以内に終わったか
リハーサルはしたか
声量、声色
笑いはあったか
「伏線」と「回収」はあったか
プレゼンの目的は明確だったか
サプライズはあったか
ルックス(服装、姿勢…)
滑舌
笑顔
ボディランゲージ
誤字はなかったか
ストーリー性はあったか
ストーリーは自然なつながりであったか
視覚に訴えたか
ムリ、ムラ、ムダがなかったか
プレゼンテーションZENのスタイルを参考にしたか
自分の言葉を持っていたか
自分の「味」があったか
聴衆をモチベートしたか
聴衆との心の結びつきはあったか
聴衆を味方にしたか
聴衆のなってほしい姿が明確だったか
聴衆に変化を起こしたか
聴衆の問題を解決したか
聴衆の期待値を把握していたか
聴衆を巻き込んだか
成功の定義が明確だったか
情熱はあったか
「感動」はあったか
エンターテインメント性はあったか
「キラーページ」はあったか
空白を上手く使ったか
オーラがあったか
「翻訳」はあったか
質問に上手く対応できたか



まだまだ出ると思います。これは1人で作って満足するのではなく、いろんな方と意見交換して、リストを充実させていくのがよいと思います(こういう評価基準の多さが「コメント力」「フィードバック力」にもつながると思います。上記のリストが多い人と少ない人とでは、当然コメントの豊かさが変わってきますね)。

ちなみに、これを全部守らなければいけないというわけではありません。たとえば「プレゼンテーションZENのスタイルを参考にしたか」という項目がありますが、なにも毎回「プレゼンテーションZEN」のスタイルを採り入れろというわけではありません。採り入れるかどうか検討した上で、必要がないと判断すればそれでOKなわけです。「検討漏れ」を避けられればそれでよいわけです。


ところで、診断士試験ではどうでしょうか? 答練や模試のあとにこういうリストを作っておくとよいかも知れません。繰り返しますが、自分の感覚だけで振り返ると必ず見落としが発生します。こういうツールを使って網羅的に確認することで、自分の実力や状況をより的確に把握していけると思います(自分も受験生のとき、そうやっておけばよかったな…)。


ダニエル・ピンクのプレゼンがすごい神な件 in TED


先日、下記のブログで「TED」というサイトの存在を知りました。
多くの素晴らしく良質な講演・プレゼンテーション動画がアップされています。(ビルゲイツもいますね)


TED.comは、最高レベルの英語学習コンテンツでは?(TABLOG)


ここで見つけた、ダニエル・ピンク(「ハイ・コンセプト」の著者と言えば分かる方もいるかも)という方のプレゼンが非常におもしろかったので、ぜひ1度観てみてください。テーマは「モチベーションについての驚きの科学」。
http://www.ted.com/talks/lang/eng/dan_pink_on_motivation.html

(日本語字幕あり。「Subtitles Available in:」のところで「Japanese」を選択。)


Youtube版(こちらは英語)



氏のプレゼンを観て、自分なりに気づいたポイントを2点、挙げてみます。


(1)笑いで聴衆をつかむ

(ネタバレになりますが)冒頭で氏は

「若気の至りから…私はロースクールに行きました」

「私の成績は上位90%でした」

などと言って会場を笑わせます。「若気の至り+ロースクール」「上位+90%」というふうに、本来であればマッチしない言葉を組み合わせて使っているという点がポイントです。

(自分もどこかで講演する機会があったら「若気の至りから、診断士を取得しました」とか言ってみようかな…( ̄∀ ̄))

また、後半で「LSE(ロンドン・スクール・オブ・エコノミクス)」出身の有名人を列挙する場面があります。「ジョージ・ソロス!」「フリードリヒ・ハイエク!」と言いますが、その次に意外な人物の名前が挙がって笑いが起こります(ちなみにその人は本当にLSE出身です)。

いわゆる「三段オチ」ですが、話の中で「具体例を列挙する際には、最後にオチをつける」というのも笑いをとる有効なテクニックと言えそうです。


(2)プレゼンを一貫するコンセプト

氏は、自身がロースクール出身であるという経歴を利用して、今回のプレゼンを「裁判風」に進めています。客席に向かって「陪審員の皆さん」とか「客観的な証拠を提出します」などと語りかけている場面が、プレゼンのあちこちに見受けられます。

これによって聴衆は少しだけ陪審員のような気持ちになって、彼の主張を検証するという行為を楽しむことができます。

プレゼンでは話の内容に一貫性を持たせる必要がありますが、内容だけでなく「コンセプト」もあらかじめ一貫させて用意しておくと、非常に個性的なプレゼンができるのではないかと思われます。

「クイズ番組風プレゼン」「芸人のコント風プレゼン」「深夜の通販番組風プレゼン」…などなど、いろんなテイストでプレゼンを仕掛けてみたらおもしろいかも知れません。


他にも、「表情の豊かさ」とか「興味深い内容を、シンプルに分かりやすく語る」といった点も、氏のプレゼンの魅力と言えるでしょう。ダニエル・ピンク氏は、スティーブ・ジョブス氏と比肩しうる "神プレゼンター"だと思います。


ちなみに、最近話題の「プレゼンテーションZEN」の中では、氏の著書「ハイ・コンセプト」が引用されています。「デザイン」「ストーリー」「遊び心」などなど、新しいプレゼンテーションのあり方を考えるうえでは、ピンク氏の考え方は親和性が非常に高そうです。

ZENを読んで共感された方は、ハイコンセプトにも目を通してみると、より理解が深まると思います(逆もまた真なり)。

「熟成」ということを考えると、仕事は並行して回したほうが効率的だと思う


以前(2年ほど前)、「頭の段取り替え」という記事を書きました。

(画像を再掲)



1種類の仕事を片付ける、という状況においては、「思考」と「作業」はできるだけ段取り替えを減らしたほうが、アタマの切り替えを減らすことができると思っています。

たとえば、パワポで資料を作る場合には、僕はギリギリまではパワポは開きません。可能なところまで「メモ帳」などで下書きをします。なぜかというと、パワポをいじくる操作によって思考プロセスが阻害されてしまうことがあるからです。


ただし、複数の仕事を同時にこなすという単位で考えた場合には、それらを個別に片付けるのではなく、複数並行していく進め方のほうがよいと思います。



たとえば、3日間の間に、1日かかる仕事を3種類こなす場合なら、自分は「A」よりも「B」の方法をとります。なぜかというと、ある仕事についてのアイディアが、他の仕事をしている間に「熟成」されると考えるからです。

たとえば図では、仕事,郎能蕕房蠅けたあとは、翌日まで放っておかれます。この間によいアイディアが湧いてきたり、見落としていたことに気づいたりすることがよくあるからです。

アイディアは時間をおくことで「熟成」されるという考え方は、複数の人や書籍が指摘しています。戦略コンサルをやっている元上司の方も言っていましたし、たとえば下記の「スパークする思考」(「仮説思考」で有名な内田さんの本です)という本でも、アイディアは寝かせるべしということが書いてあります。脳学的なことはよく分かりませんけど…。


もちろん、Excelにデータをひたすら入力していくような単純作業であれば、一定時間の間に集中して片付けてしまったほうが早いかも知れません。ですが、クリエイティブさが求められる仕事においては、自分はこういった方法をとるようにしています。


【単発ネタ】AmazonのURLを、短くコピペする方法


題名のとおり一発ネタで申し訳ないのですが、ときどきご存じでない方を見かけるのでここでご紹介しておきます。

AmazonのURLをコピー&ペーストする際に、下記のように長ったらしくなることがありますが、


http://www.amazon.co.jp/%E3%83%91%E3%83%A9%E3%83%80%E3%82%A4%E3%83%A0%E3%81%AE%E9%AD%94%E5%8A%9B%E2%80%95%E6%88%90%E5%8A%9F%E3%82%92%E7%B4%84%E6%9D%9F%E3%81%99%E3%82%8B%E5%89%B5%E9%80%A0%E7%9A%84%E6%9C%AA%E6%9D%A5%E3%81%AE%E7%99%BA%E8%A6%8B%E6%B3%95-%E3%82%B8%E3%83%A7%E3%82%A8%E3%83%AB-%E3%83%90%E3%83%BC%E3%82%AB%E3%83%BC/dp/482274020X


基本的には"/dp/(商品番号)"だけ残せばアクセスできるようになっています。

http://www.amazon.co.jp/%E3%83%91%E3%83%A9%E3%83%80%E3%82%A4%E3%83%A0%E3%81%AE%E9%AD%94%E5%8A%9B%E2%80%95%E6%88%90%E5%8A%9F%E3%82%92%E7%B4%84%E6%9D%9F%E3%81%99%E3%82%8B%E5%89%B5%E9%80%A0%E7%9A%84%E6%9C%AA%E6%9D%A5%E3%81%AE%E7%99%BA%E8%A6%8B%E6%B3%95-%E3%82%B8%E3%83%A7%E3%82%A8%E3%83%AB-%E3%83%90%E3%83%BC%E3%82%AB%E3%83%BC/dp/482274020X


http://www.amazon.co.jp/dp/482274020X


メールやブログで本を紹介するときなど、機会があったら使ってみてください。

タイピングを効率よくマスターする方法


ある方と話をしていて、タイピングの話になったので、ここでもご紹介。

ちなみに、キーボードを見ないで入力することを「タッチタイピング」と言います。「ブラインドタッチ」とも言いますが、こちらは視覚障害者に対する配慮のため、使わなくなってきていると聞きました。


ローマ字入力の場合に限りますが、タッチタイピングを速くマスターするには「母音をまず覚える」ことです。たとえば「ありがとう」と入力すると、下記の通り、打ったキーの半分以上は母音(a,i,u,e,o)のいずれかになります。

だから、5つの母音を覚えれば、タッチタイピングの半分は習得したと言えるわけです。




「パレートの法則」はこんなところにも潜んでいたわけですね。


合格後の実務補習では、報告書を書くのにパソコンが必須になるので、ぜひ身につけておきたいところです。作業効率が全然ちがってきます。



タイピング練習ソフトとしては、以前流行った「北斗の拳」のやつとか「タイピング・オブ・ザ・デッド」は、やはり完成度が高くオススメですね。

激打・北斗の拳
http://www.ssitristar.com/products/typing/gekiuchi3/


タイピング・オブ・ザ・デッド
http://sega.jp/pc/soft/tod/


あとはフリー(無料)ソフトでもいろいろあります。

「ゼロタイ」。これはなかなか燃える。
http://pasokon-yugi.cool.ne.jp/touchtyping/typingsoft.html

「裕美子先生」は段階を踏んでトレーニングできてGood。自分も最初はこれで鍛えてました。
http://www.vector.co.jp/soft/win95/edu/se178521.html


まあ、チャットとかにハマると自然と身についたりもしますけど…( ̄∀ ̄)


仕事のスピードを高める2つの視点


「与えられた仕事は、

納期の70%で終わらせよ。

そして、残った30%の時間を

『顧客を感動させること』に使え」


新卒で入った会社で最初の上司に言われた言葉です。たとえば5日間与えられている仕事なら3日半で完成させ、残りをプラスαの付加価値を生むことに使う。それが我々コンサルタントの目指す姿だ、と。

自分もそれが実現できているわけではありませんが、そんなふうに仕事を速く行っていくためには、大きく2つの視点があると思っています。

1つは「速く仕事ができる頭の使い方を身につけること」。たとえば「仮説思考力」が身につくと一般的に仕事は速くなります(その理由は以前簡単に触れました⇒こちら)。また、「ゼロベース思考」が身につけば良質なアイディアを生み出すまでの時間が短くなります。そんなふうに「思考の技術」で仕事の時間を短縮するという方向性。

もう1つの視点は「速く仕事ができる手の使い方を身につけること」。コンサルタントの仕事はExcelやパワポの文書作成が多いので、その操作やテクニックをマスターする。「作業の技術」で仕事の時間を短縮するという方向性。


前者の「思考の技術」は、身につけられれば仕事のスピードと質が飛躍的に伸びる可能性があります。ただ「思考」という抽象的なレベルの話なので、身につけにくい/身につけた実感が湧きにくいという問題点もあります。

一方、後者の「作業の技術」は、学習すればしただけ、着実に仕事のスピードが上がります。たとえばファイルを保存するときに、マウスで「保存」アイコンをクリックするのではなく、「Ctrl+S」を押せば数秒縮まります。ミスも少なくなるし、その数秒によって「思考が遮られない」ことも実はメリットとなります。地味な練習の積み重ねですが「やれば確実に効果が出る」点には大きな意義があると思っています。


僕も、この2つの視点を徹底して叩き込まれてきました。特に後者は、学べば学ぶほど(少しずつですが)作業スピードが上がっていくので、のめり込むように楽しんでExcel&パワポのテクニックを吸収していった覚えがあります。

そして、あるとき、実家の会社の社員さんの仕事を見ていて「こういうテクニックを使えばもっと速くなるのに…」と思ったことがありました。それで、社内で半日かけて勉強会を開き、Excelの(知られてないけど)便利な機能やショートカットを教えてみました。個人個人の悩みも聞き出し、それを解決するテクニックも指導したりしました。

そうしたところ、「1日あたりの削減された作業時間×1年間×社員数」で(少なく見積もっても)年間250時間相当の業務効率化が実現できました。彼らは販売職なのでExcelの利用頻度は低いのですが、事務員などExcelの利用頻度が高い職種の人であれば「今より1日1〜2時間早く帰れるようになること」も無理な話ではありません。

これはいいぞと思い、他の企業で開いたり、診断士の研究会で教えたりしたところ、こちらでも評判がよく、オレユニさんtiaraさんウシ子達にも喜んでいただけました。

こうして各所でフィードバックをいただきつつ、今はそれらの指導方法をより効率的・効果的になるように磨き上げていく道を模索しています(単純にテクニックを教えるだけなら誰でもできるので、自分独自のよりナイスな教え方を編み出したいと思っています)。


「Excelやパワポの指導」は自分の専門ではありません。Excelやパワポの技術は、あくまで「手段」です。でも、自分が持っているノウハウを伝えることで人々に喜んでいただけるのであれば、それはもっと広めていきたいと思います。

まずは明後日、某商工会議所でセミナーです。

このセミナーが参加者の方に提供するのは「Excelのテクニック」じゃなくて「時間」です。少しでも多くの方の作業時間削減に貢献し、より創造的な仕事の時間を増やせるようになったり、大切な人とふれあう時間を増やせるようになったりすることを、願って止みません。
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