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仕事の質とスピードを2倍にするための「IPOメソッド」


【1.仕事の手順=IPO】

ほとんどの頭脳労働は、



という手順に分けられます。

企画書などのドキュメンテーションはもとより、たとえば接客の仕事も、お客様から情報を伺い(Input)、最適な商品を考え(Process)、提案する(Output)という流れは同じです。

しかし、Input, Process, Output(以下IPOと呼びます)を明確にしたうえで仕事をしているケースはあまり見受けられないように思います。

たとえば"Input"を明確にしておかないとどうなるでしょうか。料理に例えると、

「砂糖はまだあったはずだと思い込んで調理を進めたところ、途中で切らしていたことに気づいた」

とか、逆に

「トマトがないのでトマト抜きのサラダにしたが、食事後に冷蔵庫の奥に眠っているのを発見した」

といった失敗が起こります。いずれも、Inputを事前に確認しておかなかったためにOutputの質が下がってしまったわけです。(私も何度も経験してきたことですが)


【2.IPOを明確化するシート】

したがって、なにか仕事をするときにはIPOを明確に書き出してから取りかかることをオススメします(頭の中だけでなんとなくイメージしておくのと、実際に紙に書き出してみるのとでは大きく違います)。

具体的には下記のように書いていきます。


(クリックで拡大)

仕事を指示されたらすぐに着手したくなるのはやまやまですが、ごく短時間で終わる仕事でない限りは、いったん立ち止まってプランニングしてみることをオススメします。


【3. 記入時の留意点】

記入する際にチェックしたい点は、たとえば以下の通りです(あくまで私が経験をもとに洗い出してみた一部であり、探せば他にも出てくるはずです)。

<Input>
・アウトプットを作るのに十分なインプットが揃っているか?
・使うインプットは入手可能であることを確認したか?
・入手できないと思い込んでいるインプットはないか?
・不要なインプットがないか?
・頭の中にあるインプット(知識)としては何があるか? 忘れているものはないか?

<Process>
・どのような手順を踏むのか?
・どの手法を使うのか?(ブレスト、ロジックツリー、マインドマップ…)
・どのツールを使うのか?(パワポ、Excel…)
・どのような時間配分にするのか?

<Output>
・ボリュームはどのくらいか?
・どのようなフォーマットにするのか?
・アウトプットで成し遂げたいことは何か?


最初は結構面倒くさいです。慣れるまでは1枚埋めるのに1時間くらいかかるかも知れません。しかし、このほうがOutputの質が高まり、結果的に近道になるはずです。

また、このシートを蓄積していくことで自分の仕事のやり方を確立する一助にもなりますし、将来的に部下を教育するような場合にも参考になるはずです。

(僕がオススメしたいのは「仕事に取り掛かる前にこのシートを埋めて上司に見せること」ですね。IPOの内容について共有ができていれば、完成物のイメージが大きく乖離することも少なくなり、「思っていたのと違う。やり直し!」と言われることも少なくなるはずです)

記入する中で、質問にフリーズすることがあるはずです。たとえば「どのような手順を踏むのか?」という質問があります。具体的なステップがイメージできていなければ記入できません(レシピがなければ料理が作れないのと同じです)。であれば、いくら焦って仕事を進めたところで、そこで行き詰まったり、そして思いつきで進めて空中分解してしまったりすることは明白です。

可能であれば、各自で質問リストを完成させていくのが理想ですが、時間がなければとりあえず僕が用意した質問に答えていくだけでも改善は見られると思います(たぶん)。


【4. 仕事が終わったら「振り返り」を必ずする】

ここまでは「計画」の話をしてきましたが、仕事が完成してからの「振り返り」も、計画と同じくらい大切です。ここでしっかりと振り返ることで、その仕事体験からの学びが2倍にも3倍にもなります。

具体的には、下記のような質問に対する答えを考え、望ましい結果になっていなかったらその理由や改善策を考えます(これも各自の弱点や課題を踏まえてリストを作ることをオススメします)。

(例)
<Input>
・不要だったインプットはなかったか?
・漏れていたインプットはなかったか?
・入手できるつもりができなかったインプットはなかったか?

<Process>
・手順どおりにできたか?(できなかったのであれば手順のどこかにおかしい点がある)
・必要かつ無駄のない時間をかけられたか?
・他によい方法はなかったか?(品質、スピードの両面で)

<Output>
・相手の期待に応える(またはそれ以上の)品質だったか?
・アウトプットで成し遂げたいことを実現できたか?

計画を立て、実施し、その振り返りをして、改善策を練る。要は"PDCA"であり、その「P」や「C」をIPOの観点からやろうと言っているにすぎません。

内容自体はSimpleです。ただし、取り組み続けるのはEasyではありません。どんなことでも、理解することよりも習慣化することのほうがはるかに難しいことはご承知のとおりです。

ただ、それでも価値のある習慣はぜひ身につけていただきたいと考えます。「想定外の変化が激しい時代において、キャリアは計画的につくれませんので、キャリアの具体的な目標を持つことより、『よい習慣』を身につけることに力点をおくことが重要だ」と、人事コンサルタントとして有名な高橋俊介氏はおっしゃっています。

これからの人材育成、働く人の学び
http://www.keiomcc.com/takahashis/index.html


今回述べてきたメソッド(というにはシンプルですが)は、僕自身、仕事力の改善のためにやってきたことであり、より多くの方にオススメしたい、効果的な習慣であると考えています。

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comments

俺様は外資系ではないがこのメソッドで、しかもとっかかりが充実しないと発狂したくなりますね。

  • オサーン
  • 2012/03/03 6:23 PM

オサーンは発想や行動が外資っぽいです( ̄∀ ̄)

  • pepache
  • 2012/03/04 12:59 AM

ブログへのコメントではありません。申し訳ありません。検索で、コンサルタント塾のことを今日知りました。申込みフォームが使えなかったのとメールアドレスを見つけられなかったのでこちらに書き込んでいる次第です。今年度は既に開始していますが、途中からの参加は可能でしょうか。教えてください。

  • 質問者
  • 2012/03/17 9:39 PM

>質問者様

TCMに興味をお持ちくださいましてありがとうございます。

あいにく今年度はすでに定員になってしまっています(なお、毎年12月頃に募集を開始し、1月よりカリキュラム開始となっております)。

ただ、TCMでのトレーニング方法はほぼ公開しており、下記のカテゴリからお読みいただけます。よろしければ12月にまたお申し込みいただければと存じますが、それまでは下記をご参考いただければ幸いです。

http://redwing-don.jugem.jp/?cid=40

  • pepache
  • 2012/03/20 5:36 PM

手順書の意見、参考になりました。ありがとうございました。

   

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