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レビューの技法(1)文言チェック


以前書いた「レビュー」(文書チェック)について、しばらく考えていくことにする。「認められる資料」を作るための考え方は、2次試験で「診断報告書」を作ることになる診断士受験生の方にとっても参考になると思う(希望)。

部下の資料をちゃんとレビューする立場になったのはここ1年のことであり、自分自身まだ発展途上にある。今後とも実務の中で気づきを得ながらノウハウを継ぎ足していきたい。

レビューを行うときの視点はいろいろとあるが、まず行うのが「文言チェック」。以前も「実務補修じゃなくて実務補習だ」という話を書いたけれど、人は思い込みで字を間違って覚えていることがある。「疑わしきは(辞書で)調べよ」が鉄則。また、もちろん単純ミスもする。そういうのをもらさずチェックするのが、レビューでまずやることの1つ。

簡単だけどおろそかにしてはならない。誤字脱字が多いと、いかに内容がよくても読み手の信用を失わせてしまう。

あまりにも誤字脱字が多いとかなり大変。「誤字脱字をほとんどしない部下」と「よくする部下」では、当然後者の方が労力を使う。しらみつぶしにミスを探さなければならないし、なかなか内容の議論に入っていくことができない。そうやって、資料のクオリティも部下の教育の深さも下がってしまう。

まあ、そういう自分も時間がないときなんかはよく間違ってるんだけど(ねぇ、T.Kさん? 笑)


また、誤字脱字ではないものの、句読点の位置や、修飾語の位置を変えて読みやすくなるように修正したり、ビジネス文書らしくない表現があれば修正したりする。あと、よく人に教えるのが「一文あたりの文字数は60字程度まで。100字を超えると読みにくくなる」とかかな。

「読みやすい文章」ということについてはkuro兄が502教室で紹介されていたこんな本とか、私が以前紹介したこんな本が参考になると思う。


次回はまた違った視点から「レビュー」を考えます。

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comments

こんばんわぁ。
最近答案作成で困っています。
以前、ペパチェさんが502で紹介していたエントリーも読みましたが、参考にさせていただきます。

ペパチェさん、こんにちは。
リーダーとして忙しい日々を送られていますね。おっしゃるとおり、誤字脱字をするだけで内容以前の問題でクオリティが下がってしまい、もったいないですよね。
あと、誤字脱字、文字数等の他に色遣いも重要ですね。ペパチェさんなら当然意識していると思いますが、お客様が資料をモノクロ印刷したときでも違いがわかるようにするとかは基本ですものね。
でも、リーダーとしては内容やその内容に至った思考経路について集中してレビューしたいところですよね。部下の皆さんがペパチェさんの姿に刺激されて早く成長されるといいですね。

>toshipさん
ごぶさたしております。いよいよ2次対策が本格化してきましたね。
僕は答案作成には、「難しく考えること」と「シンプルに考えること」の両方が必要だと思っています。
どちらかだけにとらわれることなく、巧みに行き来してみてください。

>NANAさん
先日はどうも!でした。
ありますね〜。色づかい。前のプロジェクトでも印刷プレビュー使いまくりでしたが、すっかり忘れておりました。
そして「思考経路」、これが実は大きいんですよねー。次回以降書きますが、成長のためには「WHAT」や「HOW」よりも「WHY」が重要なんだと思います。

  • pepache
  • 2008/04/29 1:45 PM

T.Kって私のことですか?ロ、じゃなくてペパチェさん。

そうですね、誤字脱字でレビューのリズムが崩れ・・・というイタい経験、身に染みて感じてますよねぇ(^^;

もちろん私も人のことは言えません。
人のふり見て我がふり直せ、レビュワーになって気付かされることも多いですしね。

  • T.K
  • 2008/04/29 6:58 PM

うぉっとぉ。カ…いや、TKさん見てたんですね。
なつかしい日々ですね。あのころに比べるとややもの足りなさも感じます。Sな意味で(笑)。
例の件、楽しみにしております。

よろ。 ( ̄∀ ̄)

  • pepache
  • 2008/04/29 10:35 PM
   

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