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大改造!! パワポ ビフォーアフター


仕事や診断士関係でパワポのやりとりをしていると、こういうものが送られてくることがあります。



内容さえよければ外見なんて…という考え方もないわけではないですが、自分としては見栄えの雑さが気になってしまいます。




まあ、内容さえよければ仕事は進みます。気にしない、という方も一定数います。服装ばかりに気合いを入れても人間性が伴っていなければ尊敬されないのと同様に、見栄えばかりにこだわるのも問題です。

しかし、たとえば自分なんかはこういうふうに捉えることが多いです。「外見がしっかりしているということは、余裕を持って内容を完成させているんだな」と。

そして実際に見栄えと内容のレベルは比例していることが多いと、経験的に感じています。


以下、このパワポの問題点を、解決策と併せて紹介します。各リンクは、マイクロソフト本家サイトによる、操作手順の説明です。


【症状1:揃っていないオブジェクト位置】
・複数のオブジェクトの位置が(上端や右端で)揃っていない状態



⇒1個1個調整するのは骨が折れます。そこで、「オブジェクトの整列機能」を使うことで、たとえば「もっとも右端になるオブジェクトに合わせる」といった操作ができます。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HA010192216.aspx?CTT=1


【症状2:微妙に違うオブジェクトサイズ】
・複数のオブジェクトのサイズが微妙に異なっている状態



⇒サイズが違うということは、いちいちオブジェクトを作成していると思われます。同じオブジェクトは「コピー&ペースト」で量産します。
⇒また、複数のオブジェクトを選択し、サイズを設定すると同じ値で設定されます。

http://office.microsoft.com/ja-jp/publisher-help/HP003080304.aspx?CTT=1


【症状3:揃っていないオブジェクト間隔】
・3つ以上のオブジェクトが等間隔になっていない状態



⇒これも「配置」機能で「左右に整列」「上下に整列」で整えることができます。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HP005192419.aspx


【症状4:バランスの悪いレイアウト】
・ページ1枚の中での位置が悪い(寄っている、やたら隙間がある)状態



⇒グリッドやガイドを表示させてバランスを確認します。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HA010235262.aspx?CTT=1


【症状5:はみ出したテキスト】
・オブジェクトに文字が入りきらない状態



⇒状況に応じて改行して折りかえす、フォントサイズを下げる、オブジェクトサイズを大きくするなどの対応を検討します。
⇒オブジェクト内でテキストを折り返す設定にしておくとはみ出しを回避できます(初期設定はこれのはず)。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HP005194823.aspx?CTT=1


【症状6:揃っていないテキスト位置】
・上寄せや下寄せになっていて、妙に隙間がある状態



⇒特段の事情がない限り、中央にくるように設定するのが無難かと思います。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HA010355853.aspx?CTT=1#_Toc268095275


【症状7:不自然な改行】
・単語の途中などで改行されている状態



⇒キリのいいところで改行します。



以上を直すと、こうだったのが




なんということでしょう。




匠の心遣いが伺えます。

細かい修正はそれだけ時間がかかったりするのですが、ショートカットキーを身につけるなどしてよりクイックに修正できるようになるはずです。

繰り返しますが、なんといっても「中身第一」です。しかし、なんとか数パーセントの余力を生み出し、上記のような見栄えを整えることができるようになったならば、「細かいところにも手を抜かず気を配れる人」「品質にこだわる人」という評価を得ることができるのではないかと考えています。

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comments

TCM三期生の安井です。
仕事で良くパワポを使うのでこの内容は禿同です。
ビフォアーの様な資料を見ると、直したくなる病が発症します。
中身が伴うように精進するのが私の課題ですが。。。

  • yasui
  • 2013/02/14 9:59 PM

>安井さん
コメントありがとうございます。
私と同じで直したくなる病をお持ちでよかったです(笑)。
最初のウチはやむを得ないかも知れませんが、
Beforeのままで作る習慣が身についてしまうと、
それに慣れて違和感を持てなくなってしまいますからね。

  • pepache
  • 2013/02/17 11:13 PM
   

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