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「伝わる文書」を作るために、タイトルや見出しは「メッセージ化」する


突然ですが質問です。下記のAとB、どちらを読んでみたくなるでしょうか?






おそらくBではないかと思います(まあ、Aはミステリー感があるので、ある意味開いてみたくなりますが(笑))。

研究会や仕事などで他の中小企業診断士のアウトプットを見ていると、おそらく3人に2人は「A」のパターンで書いていると感じます。だから、要は何がウリなんだろうかとか、そのプレゼンや企画で一番伝えたいことが見えてきません。


こういったことはタイトルだけでなく、文書中の「見出し」においても見受けられます(以下のA&B、変えているのは見出しだけです)。





もちろん中身を読んだりプレゼンを聞いたりすれば利益率が減少していることは理解できると思いますが、それまではそのページで言いたいことが伝わりません。





結論を先出しにすることで大枠を理解してもらってから詳細の話をする方が、聴き手の理解のしやすさという観点からは思いやりがあるのではないかと考えます。

また、Bのようにすると、経営者などの重要人物が忙しくてプレゼンを聞いたり文書全部を読めないという場合においても「お時間がなければ、各ページの見出しだけ読めばおおよそ全体がお分かりいただけます」と言うことができます。


このようにタイトルや見出しを「メッセージ化」するためには「要約力」が求められます。話せば長くなる説明を、簡潔に1文に置き換える。パターンA,すなわち「利益率減少の原因について」みたいな書き方よりも頭を使うので一手間増えますが、その手間に見合うだけのリターンはあるはずです(試験勉強で培った要約力はこういうところで活かすべきだと思うのです)。

また、そもそも伝えたいことやコンセプトが明確になっていないと、この方法は採れません。そういう意味で「メッセージ化」はよいチェック機構になるはずです。「コンパクトでインパクト」なタイトルや見出しが作れないということは、プレゼンを通して伝えたいことやその構造が定まっていないということです。したがって、メッセージ化はもちろんのこと、それを試みる行為自体もドキュメントの質の向上に貢献するはずです。

以上、ご参考ください。

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