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あなたのプレゼンを台無しにする2つのNGワード

仕事/仕事外でいろいろなプレゼンやスピーチを拝聴していますが、ダメダメなプレゼンに共通してよく聞かれる2つの言葉があることに気づきました。

1つ目は「駆け足になりましたが」。この言葉が出た時点で、そのプレゼンは以下の状況になっているはずです。

・時間切れになりそう、あるいはなっている
・あらかじめリハーサルをしていれば時間が足りないことは気づけたはず
=つまり事前練習をしていない。それが聴衆に感づかれている
・後半を端折って説明しているので聴衆が消化不良に陥っている
・重要なメッセージを後半に配置した場合、それも伝わりきっていない

2つ目は「何が言いたかったかというと」。この言葉が出た時点で、そのプレゼンは以下の状況になっているはずです。

・話し手自身、言いたいことが整理できていない
・当然、それを聴衆も消化できておらず混乱している
・言いたいことと、それを支える他のパーツ(根拠や具体例など)のつながりも分からない

言うまでもなく、この2つは「口にすること」自体に問題があるのではなく、「口にせざるを得ない状況に陥っていること」に問題があります。1つ目についてはリハーサルやタイムマネジメントを、2つ目については構成やストーリーの練り込みを事前に行っていれば防げたはずです。




これらの言葉は「予防線」「エクスキューズ」としての働きを持っています。たとえば「駆け足〜」は「駆け足になったけど許してね」というニュアンスを含んでいます。だから、話し手としてはつい使ってしまいたくなりますが、聴衆の意識下で「ああ、ダメなプレゼンなんだな」という評価を萌芽させるだけです。(予防線という意味では、冒頭における「あまり準備出来ていないのですが…」「下手なプレゼンで恐縮ですが…」も同様に避けたい言葉ですね)

以上、駆け足になりましたが、「プレゼンを台無しにする2つのNGワード」を紹介してみました。ご参考ください。

言葉の「ぜい肉」を絞り、筋肉質なプレゼンを作る


僕はプレゼンをする際、それを録音・録画して後で振り返ります。そうすることで、録音・録画なしでは気づけなかった改善点に気づくことができます。その改善点の1つに「言葉が時々くどい」ことが挙げられます。たとえばこのようなセリフです。

「それでは、僭越ながら私からプレゼンテーションを始めさせていただきます」

これは「それでは、プレゼンテーションを始めます」でよいはずですね。丁寧なのは結構なことなのですが、プレゼンにおいてはいくつかデメリットもあります。

…おっと、今の文もくどいですね。「…は結構なことなのですが」も「…は結構ですが」でよいはずです。

あるいは「…ということ」も頻出です。これについてはネットで見つけたおもしろいコピペがあります。

A「国会中継を見たことがないのか知らんが、参議院は結構な空席があるということが普通ということを知らない人がいることにも、びっくり。そりゃ、定数を減らせば、空席になるだろ」
B「ことことうるせぇよ、シチューかお前は」



検索すれば他にも冗長な例が出てきますのでご参考ください。

くどい話し方のデメリットは以下のとおりです。

(1)噛みやすくなる:文字数が多くなればそれだけ噛みやすくなりスムーズなプレゼンが妨げられます。また、あまり噛んでいると心にも焦りが生じてきて、ますますプレゼンがおかしくなります。
(2)時間のロス:数文字、数秒のレベルですが、積み重ねればそれなりの量になります。また、余計な文字が多い分、プレゼンが薄くなります。同じ数秒使うのなら(そのプレゼンにおける)キーワードを繰り返す方がプラスです。
(3)聴衆との関係性が歪む:あまりにへりくだりすぎると、聴衆が無意識に「聴いてやってる」という態度になってしまうかもしれません。プレゼンをする側として情報を提供するのはこちらなのですから、堂々としていたいところです。



文章は目に見えるのでこういった冗長さに気づきやすいのですが、プレゼンの言葉は喋るそばから消えていくため、録音でもしない限りなかなか気づくことができません。

プレゼンの機会があれば録音してみて、過剰な丁寧さや無意識に繰り返している言い回しなどがないか、ぜひ確認してみてください。

プレゼンの最後で印象的に「締める」、僕の方法


前回は「プレゼンの冒頭で聴衆を『つかむ』、僕の方法」を書きました。今回は最後の締めくくり方について。「終わりよければ全て良し」とか「有終の美を飾る」とか言いますが、長いプレゼンになるとどうしても後の方ほど聴衆の記憶に残ります。なので、最後を上手く締めることが求められます。

前回同様、先日の研究会で行ったプレゼンの事例を紹介します。最後のスライドはこのようなものでした。



「顧客志向を、精神論にしない」

(以下、やや脱線します)顧客志向を理念に掲げる企業は非常に多くあります。しかし、それを本当に実現できている企業はあまり見受けられません。

たとえば2005年に起きた耐震偽装問題で批判を浴びた某H社の理念は「顧客志向」でした(HPをお見せしたかったのですが、あいにく削除されているようです)。

また、大手ショッピングモールサイトの某R社の社是の1つは「顧客満足の最大化」ですが、買い物をすると膨大なDMを送りつけて顧客のひんしゅくを買っています。また、同社が売りだした電子書籍端末について、取り扱い書籍数を水増しして問題になりました。

■楽○が電子書籍「kobo」の当初の日本語書籍数を1万冊以上も水増ししていた事実を認め謝罪
http://gigazine.net/news/20121026-kobo-rakuten/

ここまでひどくではないにせよ、「顧客志向」を掲げつつも具体的にどのようにすれば顧客志向になれるのか分からず、スローガンや精神論だけで終わっている企業は多いと思います。丁寧に接客をする、くらいのことはできても、スタバや塚田農場のように感動が口コミを呼ぶほどの体験は提供できる企業は少ないのではないか。そんな問題意識を僕は持っています。



※参考:塚田農場による、顧客を喜ばせる取り組み例(ネットでの拾い物)


では、具体的にどうすれば顧客志向は浸透・実現できるのか…? それがこのプレゼンのメインテーマになっているわけです。順番が逆になりましたが、まず「顧客志向の実現方法(当ブログでも何度か紹介している顧客経験マップというツールです)」についてのプレゼンがあり、最後に「顧客志向を、精神論にしない」という自分の思いを語り、だからこのツールを使ってくださいね、とお願いして締めるわけです。

幸い、一部の参加者からは「最後の言葉に感動した」と言っていただけました。ポイントは「プレゼンの内容を、思いを込めて凝縮した一言で締める」ことだと思います。

上記のスライドは一行しか書いてありませんが、上記に書いたような「思い」を、時間にして30秒〜1分ほど何も見ないで話します。練習をしているからというのもありますが、そもそも覚えなくても覚えているくらいに思い入れのあるメッセージなのです。暑苦しい必要はありませんが、最後の締めですから、ある程度の熱量はあるべきだと思います。そうすることで「感動した」と言っていただけるのです。


※参考:暑苦しい例


ちなみに、諺や名言で締めるというのもいい方法ですね。

ドイツの政治家ビスマルクは「愚者は経験に学び、賢者は歴史に学ぶ」と言ったそうです(真偽は不明ですが)。自分で失敗を繰り返して学ぶのもよいですが、より最短距離で学ぶためにTEDなどの先駆者の事例を参考にし、ぜひみなさんなりの「上手い締め方」を見出してみてください。(←名言で締めた例)

プレゼンの冒頭で聴衆を「つかむ」、僕の方法


プレゼンやスピーチにおいて「つかみ」は重要と言われます。

たしかに、冒頭で聴衆の心をつかみ「続きを聴いてみたい」という気持ちにさせることができれば、その後のプレゼンがやりやすくなります。(逆に「あ、この人 平凡そう」と思われれば話を聴いてもらえなくなります)。

しかし、その「つかみ」の技術は、多くの部分が暗黙知になってしまっています。上手い人は上手いけれど、具体的にどうすれば真似ることができるのかよくわからない。

多くの場合「つかみ」の達人は笑いを取ったり興味深い話で引き込んだりとしていますが、それらは個人のセンスやキャラに依存してしまっています。

僕も、ユーモアのセンスがある人が羨ましい、笑いのセンスが欲しい…と強く願う1人なのですが、あいにくそっち方面の才能はないらしくなかなか身につかないので、代わりの方法を研究してまいりました。今回はその一部を紹介します。


僕が作るプレゼンのスライドは、多くの場合最初に表紙が来ません。たとえば先日研究会で行ったプレゼンでは1枚めはこんなスライドでした。




「この3つ(イクスピアリ、WindowsXP、エクスペリア)の共通点はなに?」というクイズになっています。そして、詳細は省きますが、その答えが、プレゼンのメインテーマにつながっていきます。

この構成のポイントは3つです。

(1) 誰もが「最初は表紙」と思い込んでいるので意外性がある。「お、なんだなんだ?」と興味を惹かせられる。

(2) クイズを出されるので思わず考えてしまい、スライドへの集中力が高まる。

(3) 抽象論から入らず、(WindowsXPなど)身近な題材を用いているので話に入って行きやすい。


こうすることで「お、この人はなんか一味違うプレゼンをやってくれそう」と感じさせることができたんじゃないかと思います(もちろん、その期待に応えられないと逆効果ですが)。



ちなみに、上記の方法はTEDのプレゼン動画からヒントを得ています。「つかみ」の観点から動画をいくつか見てみましょう。


■ケース(1) ダニエル・ピンク 「やる気に関する驚きの科学」


「最初に告白させてください。20年ほど前にした あることを 私は後悔しています。あまり自慢できないようなことを してしまいました。誰にも知られたくないと思うようなことです。それでも明かさなければならないと感じています。(以下略)」

⇒以前の記事でも紹介したダニエル・ピンクのTED動画です(どういうわけか当ブログのアクセス数第2位の記事です)。「告白します」なんて言われたら、誰だって身を乗り出して聴いてしまいます。さすが、TEDでもトップクラスの人気を誇るプレゼンですね。


■ケース(2) サイモン・シネック:優れたリーダーはどうやって行動を促すか


「物事がうまく行かなかったときに それをどう説明しますか? あるいは常識を全てひっくり返すようなことを 誰かが成し遂げたときに それをどう説明しますか? 例えば どうしてアップルはあれほど革新的なのか(以下略)」

⇒質問から入るパターンですね。また「アップル」という身近な話を出しています。(余談ですが、この動画は経営者やコンサルなら必見です)


■ケース(3) JRのTED Prize wish:アートを通して世界をひっくり返す


「二週間前 、パリにある自分のスタジオにいると、電話が鳴って『ちょっとJR、TED Prize 2011受賞だって。世界を救おうって願いを伝えるのよ』(以下略)」

⇒エピソード(体験談)を語りだすのも効果的ですね。しかも「ちょっとJR…」とセリフを交えていて臨場感があります。


■ケース(4) ブライアン・ゴールドマン: 医師も失敗する。そのことを語ってもよいだろうか?


「話の本題の前に少し野球の話をさせてください。かまわないですか。シーズンも終盤 、ワールドシリーズ目前です。みなさんも野球はお好きでしょう? (笑) 野球に関しては面白い統計がたくさんあります(以下略)」

⇒これも「野球」という身近な話から。また、「医師の失敗」がテーマなのに野球の話を始めるところに意外性があります(そこから本題につないでいくわけですが)。


いずれも「いきなり表紙やテーマから入らない」点が共通しています。たとえばダニエル・ピンクのプレゼンのテーマは「モチベーション」ですが、「今から、モチベーションの話をします」なんてことは言いません。その代わりに「告白させてください」、なのです。

また、表紙のスライドもありません。というかスライド自体(最初は)使っていません。2分前後のところでようやく本編のスライドが出てきます。

このように、さすがTEDは「つかみ」の観点からもヒントの宝庫となっています。たとえば「TEDを最初の1分だけ30本観る」といったトレーニングをしたら、「つかみ」のよい勉強になるんじゃないでしょうか。

ぜひ、皆さんなりの「つかみ」の工夫を、見出してみてください。



会議では先に名前を言ってくれ。


「我が社の業績低迷の原因は、製品に問題があるというよりは、プロモーション、つまり今の雑誌広告のターゲティングや内容が間違っているからではないかと思うのですが……ペパチェさん、どうお考えですか?

…といったふうに会議中に指名されてギクッとすることがあります。集中していなかったか、別の何かに気を取られていたかで質問を聞いていなかった場合です。

そんなとき、話の流れから「今はこういう質問が出てたのかな」と想像して、とりあえずそれに答えることで逃れることになります。たとえば、「『業績低迷』という言葉は聞こえたから、その理由を話してるんだよな、きっと」みたいに。

ただ、それだと的外れな回答になる可能性も高いので、本当は「すみません、質問をもう一度…」とお願いしたいところです。しかし、「なんだよこいつ聞いてなかったのかよ」的な雰囲気になって場が白けてしまうので、あまり使いたくはありません。



会議中に人の話を聞いていなかった私がいけないことは確かです。しかし、会議中にちょっとボーッとしてた、他の考えごとをしてたという経験はどなたにもあるのではないでしょうか。

逆に、名前⇒質問の順、つまり「ペパチェさんのご意見を聞かせてください。我が社の業績低迷の原因は…」などのように聞いてくれたら、呼ばれた方はしっかりと質問に耳を傾けるはずです。その結果、「質問⇒名前」と不意打ち的に質問するよりは、きちんと考えられた意見が出てくるはずです。


よって、会議参加者の一人としては「なるべく集中して話を聞く」くらいしか対策がないのですが、もしファシリテーターとして参加するのであれば「名前を先に呼ぶ」ことが、会議の成果を高める大原則となるわけです。

「集中してないやつが悪い」と言うのは簡単です。しかし、ファシリテーター(研修講師にも当てはまりますが)のミッションが「会議の成果を高めること」である以上、できる取り組みはすべきと考えます(あまりにも参加意欲がない人にペナルティ的に不意打ちするのはアリですが)。

といっても、質問の前に名前を呼ぶのは意外と難しいのですが…。これも多くの方に経験があると思いますが、会議の中で意見や質問が浮かぶとき、「誰に聞くか」の選択肢は複数あるので、考えることが後回しになりがちです。「この件はこの人に聞くしかない」という質問であれば先に名前で呼ぶことは容易ですが、そうでない場合は「いったん質問を言ってから相手を選ぼう」という発想になりがちです。

よって、

「1.質問を考える⇒2.発言する⇒3.誰に聞くかを考える⇒4.指名する」

という順番を改め、

「1.質問を考える⇒2.誰に聞くかを考える⇒3.指名する⇒4.発言する」

という順番で意識的に動く必要があります。後者は、発言前にWhatとWhoの両方を考えなければならないため、発言のタイミングが前者よりも遅くなりがちです。時間をかけていたら発言のタイミングを逃してしまいます。よって、「いかにWhoを素早く決めるか」、この瞬発力が肝となります。

普段から「相手選び」にどれだけ時間をかけているかを自己観察し、どうすればそれを短時間にできるかを試行錯誤してみることが必要になると考えます。

上司に見込まれるための「代替案を提示する力」


上司から「○○の情報を探してきてほしい」との依頼がよく飛んできます。もちろんそれらの依頼にスムーズに応えられればベストですが、その情報が見つからなかった時にどう動くか、そこが上司からの評価や自分の成長を左右するなあと最近思っています。

仕事の内容は明かせないので多少アレンジして話しますが、たとえば「たしかポルシェがカバンを販売してたはずなんだけど、その情報を探してほしい」と言われたとします。そして、リサーチしたもののどうしてもその情報がなかったとします。(実を言うとポルシェではなく、ポルシェデザインという子会社がカバンを製造・販売してるのですが、ここでは見つからなかったと仮定)




そんな場合に「調べましたが見つかりませんでした」と報告するのは簡単なことです。上司にとっては残念ですが、見つからないものはしょうがない。

でも、諦めたらそこで試合終了です。ここで「なぜ上司はポルシェのカバンの情報がほしいのだろう」「どのように使うのだろう」と考えます。



そして、考えていくとどうも「高級ブランドの多角化事例」を、今度上司が話すセミナーの資料の中に入れたいようだ、と気づいたとします。

そうであるならば、なにもポルシェにこだわる必要はないんじゃないか。たとえばブルガリが銀座にレストランを出店してたよな、それでもいいんじゃないか。そういえばアルマーニもエステをやってたから、それも並べたら情報に厚みが増すんじゃないか…と考えていけるわけです。実際に、私もそう提案して乗り切ったことが何度かあります。



「ハサミがほしい」と言われたときにカッターを持っていれば、普通は「カッターでもよろしいですか」と提案するはずです。「カッターしか持ってないからハサミは貸せません」という人はいないはずです。

それと同じことで、「それを使ってなにをしたいのか」の目的を考えていけば、それを実現する代替案が見つかることがあり、上司に喜ばれるはずです。「探したけど見つかりませんでした」という答えを返す同僚が多い職場であればそれは差別化につながります。

別の例。僕は研究会を主宰していて、当然ながら会員にはなるべく多く出席してほしいと思っています。ただ、いろいろな個別事情があってなかなか出られないケースもあります。

そういう場合に「出席できません。ごめんなさい」と伝えることは当然のマナーなのですが(中にはろくに理由説明もせず来ない方もいますがそれは論外)、プロフェッショナルな診断士ならばそこで「なぜ、リーダーは、なるべく出席してほしいと言っているのだろう」と考えていただきたいところです。

それは当然「研究会を活性化し、研究成果を出していきたい」からです。そうであるならば、(出席できない場合には)その目的にかなった別のアクションをとったらいいのでは、と考えられます。たとえばメーリングリスト上で有益な情報を紹介する、企画を考えて提案する、事務局の仕事を手伝う。いろいろとアイディアはでてきます。お金の絡む仕事が出てきて誰かの協力が必要になった時、そういう動きができる方に私は喜んで依頼したいと思います。


私自身も仕事や診断士活動において、依頼や約束に応えられない場合に「お詫び」だけで済ませてしまうことが正直言ってあります。ですが、可能なかぎりは「その依頼の目的を考える」⇒「目的に合致した代替策を提案する」という手順は踏むようにしたい、それによってできるだけ相手に喜んでもらいたいなあと考えています。

コンサルタントが経営者にインパクトを与える、「Xチャート」の作り方


はじめに、このグラフをご覧ください。


(クリックで拡大。以下のグラフも同様)

右側の軸がある企業(架空です)における社員数の推移です。そして左側が同企業の社員一人当たり売上高です。年々社員数が上がっていて順調そうなのに、それに見合った売上が出ておらず、生産性が下がっていることが分かります。

このグラフは、右側の軸を「社員一人当たり売上高」にしたところがポイントです。単に「売上高」にすると、下記のようにどちらもなんとなく右肩上がりになり、発見のないグラフになってしまいます。



このように、伸びている軸と下がっている軸が重なって「X」の字に見えるので、この手のグラフを「Xチャート」と呼ぶことにします。

別の例を挙げます。「成長率の下がっている事業なのに投資をしてしまっている」ケース。



あるいは「来店客が多い店なのに、スタッフが配置されていない」ケース。




企業が何らかの問題をはらんでいる場合、こういった「X」の形が浮き上がってくることがあります。逆に、社員数とともに生産性も上がっているとか、成長事業ほど投資しているといったように、望ましい状態においては「X」にならないわけです(2つのグラフはほぼ重なるはず)。

コンサルタントの仕事の1つは「問題発見」といわれますが、問題があることを顧客企業に気づいていただくうえでは、こういうXチャートで提示することが1つの有効な手段になります。

そういえば以前、こんな記事を書いたことがあります。

■「かみ合わない」を見つけよう(前編・後編)
http://redwing-don.jugem.jp/?eid=913
http://redwing-don.jugem.jp/?eid=914

「問題」というのは言ってみれば2つ(以上)の要素が不整合を起こしている状態とも言い換えられるわけで、Xチャートはそれを「見える化」したものと言えます。

「やることがかみ合っていません」と伝えるわけで、実際にグラフもかみ合っていないのだから、先方に与えるインパクトは大きいものとなります。実際、プレゼンをしていてこの手のページになると議論が活発化したり、後で「印象に残った」とか「危機感を持った」と言われるケースがよくあります。

3つほど例を挙げましたが、考えれば切り口はまだ出てくると思います。提案書や報告書を作るうえではこういった「Xチャート」として見せられないか、ぜひご一考ください。

■補足:Excel で縦軸が左右にある 2 軸グラフを作成するには?
http://support.microsoft.com/kb/954219/ja

「HabitRPG」を使い始めたら面倒くさいことを先送りしにくくなった件


ToDo管理のツールはいろいろとありますが、自分にとってよかったのはこれですね。


■紹介記事:RPGをプレイする感覚でタスクを管理し習慣づけを成功させる「HabitRPG」 -Gigazine
http://gigazine.net/news/20130120-habit-rpg/



タスクや習慣を登録・管理するのは他のツールと同じですが、このツールの肝は「ゲーミフィケーション」、つまりゲーム性を採り入れて継続へのモチベーションを高めている点にあります。

"HabitRPG"(習慣のロールプレイング)の名前のとおり、このツールにはRPG的要素があります。

たとえば、ToDoとして「企画書の作成」とか、習慣として「ジョギング5Km」などと登録します。そして、それを実行したら、チェックを入れます。すると「経験値」や「お金」が入手できます。

逆に、マイナス習慣(揚げ物を食べるなど)を登録しておき、それをやってしまったらHP(ヒットポイント:生命力)が下がります。下がったHPは、貯まったお金で回復薬を買うなどして回復することができます。

画面内の勇者のレベルやHPは、すなわち、ユーザー自身のレベルやHPと言えるわけです。



ちなみに自分は習慣として

・階段100段上る
・英語勉強10分
・子供の散歩
・ジムに行く
・ブログ執筆

などを登録しています。当然、これらを本当に実施しなくてもクリックすれば経験値は入ってしまうので、ズルしようと思えばいくらでもズルできるのですが、さすがにそれくらいは自分の良心で自制したいところです(笑)。

とりあえず自分の場合は、このサービスを使うことで、今まで面倒くさくて先送りしてきたことが多少は(全部ではないですが)やれるようになってきたと思います。やはり経験値ポイントになると思うと多少やる気がでますね。そういう意味では、価値のあるサービスだと言えます。

ドラクエなどでちまちまと経験値稼ぎをするあの感覚。レベルアップしたときの達成感。そういったものを覚えている方には向いているんじゃないかと思います。

今のところ自分はもう少しでレベル3です。
一緒に「レベル上げ」を競いたい方、お待ちしています。

■HabitRPG | Gamify Your Life
https://habitrpg.com/

大改造!! パワポ ビフォーアフター


仕事や診断士関係でパワポのやりとりをしていると、こういうものが送られてくることがあります。



内容さえよければ外見なんて…という考え方もないわけではないですが、自分としては見栄えの雑さが気になってしまいます。




まあ、内容さえよければ仕事は進みます。気にしない、という方も一定数います。服装ばかりに気合いを入れても人間性が伴っていなければ尊敬されないのと同様に、見栄えばかりにこだわるのも問題です。

しかし、たとえば自分なんかはこういうふうに捉えることが多いです。「外見がしっかりしているということは、余裕を持って内容を完成させているんだな」と。

そして実際に見栄えと内容のレベルは比例していることが多いと、経験的に感じています。


以下、このパワポの問題点を、解決策と併せて紹介します。各リンクは、マイクロソフト本家サイトによる、操作手順の説明です。


【症状1:揃っていないオブジェクト位置】
・複数のオブジェクトの位置が(上端や右端で)揃っていない状態



⇒1個1個調整するのは骨が折れます。そこで、「オブジェクトの整列機能」を使うことで、たとえば「もっとも右端になるオブジェクトに合わせる」といった操作ができます。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HA010192216.aspx?CTT=1


【症状2:微妙に違うオブジェクトサイズ】
・複数のオブジェクトのサイズが微妙に異なっている状態



⇒サイズが違うということは、いちいちオブジェクトを作成していると思われます。同じオブジェクトは「コピー&ペースト」で量産します。
⇒また、複数のオブジェクトを選択し、サイズを設定すると同じ値で設定されます。

http://office.microsoft.com/ja-jp/publisher-help/HP003080304.aspx?CTT=1


【症状3:揃っていないオブジェクト間隔】
・3つ以上のオブジェクトが等間隔になっていない状態



⇒これも「配置」機能で「左右に整列」「上下に整列」で整えることができます。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HP005192419.aspx


【症状4:バランスの悪いレイアウト】
・ページ1枚の中での位置が悪い(寄っている、やたら隙間がある)状態



⇒グリッドやガイドを表示させてバランスを確認します。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HA010235262.aspx?CTT=1


【症状5:はみ出したテキスト】
・オブジェクトに文字が入りきらない状態



⇒状況に応じて改行して折りかえす、フォントサイズを下げる、オブジェクトサイズを大きくするなどの対応を検討します。
⇒オブジェクト内でテキストを折り返す設定にしておくとはみ出しを回避できます(初期設定はこれのはず)。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HP005194823.aspx?CTT=1


【症状6:揃っていないテキスト位置】
・上寄せや下寄せになっていて、妙に隙間がある状態



⇒特段の事情がない限り、中央にくるように設定するのが無難かと思います。

http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-help/HA010355853.aspx?CTT=1#_Toc268095275


【症状7:不自然な改行】
・単語の途中などで改行されている状態



⇒キリのいいところで改行します。



以上を直すと、こうだったのが




なんということでしょう。




匠の心遣いが伺えます。

細かい修正はそれだけ時間がかかったりするのですが、ショートカットキーを身につけるなどしてよりクイックに修正できるようになるはずです。

繰り返しますが、なんといっても「中身第一」です。しかし、なんとか数パーセントの余力を生み出し、上記のような見栄えを整えることができるようになったならば、「細かいところにも手を抜かず気を配れる人」「品質にこだわる人」という評価を得ることができるのではないかと考えています。

「伝わる文書」を作るために、タイトルや見出しは「メッセージ化」する


突然ですが質問です。下記のAとB、どちらを読んでみたくなるでしょうか?






おそらくBではないかと思います(まあ、Aはミステリー感があるので、ある意味開いてみたくなりますが(笑))。

研究会や仕事などで他の中小企業診断士のアウトプットを見ていると、おそらく3人に2人は「A」のパターンで書いていると感じます。だから、要は何がウリなんだろうかとか、そのプレゼンや企画で一番伝えたいことが見えてきません。


こういったことはタイトルだけでなく、文書中の「見出し」においても見受けられます(以下のA&B、変えているのは見出しだけです)。





もちろん中身を読んだりプレゼンを聞いたりすれば利益率が減少していることは理解できると思いますが、それまではそのページで言いたいことが伝わりません。





結論を先出しにすることで大枠を理解してもらってから詳細の話をする方が、聴き手の理解のしやすさという観点からは思いやりがあるのではないかと考えます。

また、Bのようにすると、経営者などの重要人物が忙しくてプレゼンを聞いたり文書全部を読めないという場合においても「お時間がなければ、各ページの見出しだけ読めばおおよそ全体がお分かりいただけます」と言うことができます。


このようにタイトルや見出しを「メッセージ化」するためには「要約力」が求められます。話せば長くなる説明を、簡潔に1文に置き換える。パターンA,すなわち「利益率減少の原因について」みたいな書き方よりも頭を使うので一手間増えますが、その手間に見合うだけのリターンはあるはずです(試験勉強で培った要約力はこういうところで活かすべきだと思うのです)。

また、そもそも伝えたいことやコンセプトが明確になっていないと、この方法は採れません。そういう意味で「メッセージ化」はよいチェック機構になるはずです。「コンパクトでインパクト」なタイトルや見出しが作れないということは、プレゼンを通して伝えたいことやその構造が定まっていないということです。したがって、メッセージ化はもちろんのこと、それを試みる行為自体もドキュメントの質の向上に貢献するはずです。

以上、ご参考ください。
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