June 2017  |  01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

スポンサーサイト

一定期間更新がないため広告を表示しています

レビューの技法(3) ECRS?


自分や部下が作った資料をチェックしているときに、無意識に「ECRS」を使っているかもな、とふと思った。

たとえば、資料のある部分について…

E:思い切ってなくしたらどうなるだろうか。スッキリしないだろうか。
C:2つの内容を1つに結合したら分かりやすくならないんだろうか
R:説明の順番を並び替えたら分かりやすくならないか
S:よりシンプルな構成にできないだろうか


特に「E」については、(読者のみなさんはよくご存知のとおり)自分は説明や文章が長い傾向にある。だから、なくしても問題のないものは思い切ってなくしてみるということを、意識的に試みるようにしている。

ついでながら、もしかしたら2次試験の論述についても使えるかも知れない。不要&冗長な記述はないか(E)、2つの要素を1つにまとめられないか(C)、解答要素の順番を並び替えられないか(R)、シンプルな説明にできないか(S)というチェックポイントは有用と思う。


しかし、そんな一見便利なECRSだけれども、実はこれだけでは一面的となるおそれがある。

言うまでもなく、ECRSはムダを「削減」するための方法論である。そこには「ボリュームを増やす」という視点はない。だから、ボリュームを増やすことで内容が分かりやすくなるとか説得力があがるという可能性は無視されている。特に、1つの文を2つに分けることで分かりやすくなるケースは多く、「C(結合)」がかえってマイナスになるケースもありうる。


資料や文章のチェックにおいて、ツールの1つとして「ECRS」。ご参考まで。

レビューの技法(2) 網羅性


コンサルティングの仕事をしていて、よく耳にする言葉の1つが「網羅性」である。

人に何かを説明したり説得したりするとき、その内容は対象の全てを抑えている必要がある。たとえば、「この新しい人事制度は、経営者層と管理者層にとって非常にプラスとなります!」とだけ説得されても、当然「じゃあ現場層はどうなのよ?」と指摘されてしまうだけである。この場合、現場層にもメリットがあるとかデメリットがないとか、そういったことが確認できない限り、承認することはできない。

もっとも、これほどに大きなモレはなかなかしでかさないものだけれど、説明する内容が広かったり複雑になったりするばするほど、抜け漏れが出てくる可能性は当然高まる。

つまり、コンサル用語(?)でいうところの「MECE」(漏れなくダブりなく)ってやつだ。ちなみに自分は、多少のダブりには甘いが、漏れについては認めない。前述のように、「ダブり」よりは「漏れ」のほうが問題の見落としが起こりやすいと思うからだ。もちろん漏れもダブりもないのがベストだけど。まあ、網羅性と呼ぶにせよMECEと呼ぶにせよ、レビュアー(レビューをする人)には、その漏れを見逃さない注意力が求められる。


診断士試験においても「切り口で書きなさい」ということがよく言われる。それはやはり「網羅性」を持って論述することで納得性を高めようとしているからだと思う。そういえば、以前「切り口リスト」ってのを作ったのだった。よろしければこちらからダウンロードしてみてください。


ちなみに、この「レビューの技法」シリーズは、網羅性をまったくもたず、思いついたアイディアの順に書いていきます。したがって漏れもダブりもありまくりとなります。ネタが書き溜まったら、改めて整理していこうと思うのでよろしくお願いいたします。m(_ _)m

レビューの技法(1)文言チェック


以前書いた「レビュー」(文書チェック)について、しばらく考えていくことにする。「認められる資料」を作るための考え方は、2次試験で「診断報告書」を作ることになる診断士受験生の方にとっても参考になると思う(希望)。

部下の資料をちゃんとレビューする立場になったのはここ1年のことであり、自分自身まだ発展途上にある。今後とも実務の中で気づきを得ながらノウハウを継ぎ足していきたい。

レビューを行うときの視点はいろいろとあるが、まず行うのが「文言チェック」。以前も「実務補修じゃなくて実務補習だ」という話を書いたけれど、人は思い込みで字を間違って覚えていることがある。「疑わしきは(辞書で)調べよ」が鉄則。また、もちろん単純ミスもする。そういうのをもらさずチェックするのが、レビューでまずやることの1つ。

簡単だけどおろそかにしてはならない。誤字脱字が多いと、いかに内容がよくても読み手の信用を失わせてしまう。

あまりにも誤字脱字が多いとかなり大変。「誤字脱字をほとんどしない部下」と「よくする部下」では、当然後者の方が労力を使う。しらみつぶしにミスを探さなければならないし、なかなか内容の議論に入っていくことができない。そうやって、資料のクオリティも部下の教育の深さも下がってしまう。

まあ、そういう自分も時間がないときなんかはよく間違ってるんだけど(ねぇ、T.Kさん? 笑)


また、誤字脱字ではないものの、句読点の位置や、修飾語の位置を変えて読みやすくなるように修正したり、ビジネス文書らしくない表現があれば修正したりする。あと、よく人に教えるのが「一文あたりの文字数は60字程度まで。100字を超えると読みにくくなる」とかかな。

「読みやすい文章」ということについてはkuro兄が502教室で紹介されていたこんな本とか、私が以前紹介したこんな本が参考になると思う。


次回はまた違った視点から「レビュー」を考えます。
1
pagetop